Z końcem roku najmniejsze firmy dołączą do KSeF. Jak przygotować się do zmiany przed 1 stycznia?

Fryzjer, niewielki warsztat, jednoosobowa pracownia czy firma usługowa wystawiająca kilka faktur miesięcznie może jeszcze korzystać z okresu przejściowego w KSeF. Dotyczy to przedsiębiorców, u których miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 tys. zł brutto. Od 1 stycznia 2027 roku również ta grupa będzie musiała wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Do tego czasu można spokojnie sprawdzić dostęp do systemu, ustalić zasady współpracy z księgowością i przetestować obieg dokumentów.

Obowiązkowy KSeF był wprowadzany etapami. Od 1 lutego 2026 roku faktury w systemie zaczęli obowiązkowo wystawiać przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Od 1 kwietnia obowiązek objął pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów korzystających z rozwiązania przejściowego. Dla nich ostatnim dniem działania tego wyjątku jest 31 grudnia 2026 roku.

Temat jest znany również przedsiębiorcom z Pułtuska. Tutejszy urząd skarbowy prowadził szkolenia dotyczące KSeF, a wiosną 2026 roku organizował m.in. spotkania skierowane do rolników, producentów rolnych i kół gospodyń wiejskich. Administracja skarbowa udostępnia także nagrania ze szkoleń branżowych dotyczących m.in. budownictwa, gastronomii, rzemiosła, usług beauty czy sprzedaży internetowej.

Okres przejściowy zależy od łącznej wartości brutto sprzedaży dokumentowanej fakturami, które podlegałyby obowiązkowemu wystawianiu w KSeF.

Do limitu nie wlicza się m.in. sprzedaży na rzecz konsumentów, sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, paragonów z NIP do 450 zł będących fakturami uproszczonymi oraz faktur wyłączonych z obowiązkowego KSeF na podstawie przepisów szczególnych.

W małej firmie usługowej ma to duże znaczenie. Przedsiębiorca może osiągać miesięczną sprzedaż powyżej 10 tys. zł, ale znaczną jej część realizować na rzecz osób prywatnych i ewidencjonować na kasie fiskalnej. Przy sprawdzaniu prawa do okresu przejściowego liczy się więc rodzaj sprzedaży i sposób jej dokumentowania.

Przedsiębiorca korzystający z odroczenia powinien kontrolować limit na bieżąco. Jeżeli sprzedaż objęta limitem przekroczy w danym miesiącu 10 tys. zł brutto, obowiązek wystawienia faktury w KSeF powstaje już przy fakturze, która spowodowała przekroczenie.

Przykładowo firma wystawiła w sierpniu trzy objęte limitem faktury: na 3000 zł, 4000 zł i 4000 zł brutto. Pierwsze dwie dają łącznie 7000 zł. Trzecia podnosi sumę do 11 000 zł, dlatego właśnie ona powinna zostać wystawiona w KSeF.

Po przekroczeniu progu przedsiębiorca pozostaje już w KSeF także w kolejnych miesiącach. Spadek sprzedaży poniżej 10 tys. zł nie przywraca okresu przejściowego.

Odroczenie do końca grudnia dotyczy wystawiania faktur. Otrzymywanie faktur w KSeF działa już od 1 lutego 2026 roku również w przypadku przedsiębiorców, którzy sami jeszcze korzystają z możliwości wystawiania dokumentów poza systemem.

Dostawca energii, operator telekomunikacyjny, hurtownia albo inny kontrahent może więc umieścić fakturę bezpośrednio w KSeF. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie takiego dokumentu szukać i w jaki sposób ma on trafić do księgowości.

Pozostałe miesiące 2026 roku można wykorzystać do oswojenia tego procesu na fakturach zakupowych, zanim firma zacznie obowiązkowo wystawiać własne faktury ustrukturyzowane.

W jednoosobowej działalności właściciel ma dostęp do KSeF z mocy prawa. Jeżeli fakturami zajmuje się pracownik albo zewnętrzne biuro rachunkowe, trzeba nadać odpowiednie uprawnienia. Można je przyznać konkretnej osobie lub całemu biuru, które następnie nada dostęp swoim pracownikom obsługującym danego klienta.

– „Przy nadawaniu uprawnień w KSeF warto zacząć od ustalenia, kto faktycznie wykonuje poszczególne czynności. Innego dostępu potrzebuje osoba, która tylko pobiera faktury zakupowe, a innego pracownik lub księgowy odpowiedzialny za ich wystawianie. Przy współpracy z biurem rachunkowym przedsiębiorca może nadać uprawnienia bezpośrednio biuru jako podmiotowi, a dalsze uprawnienia dla konkretnych księgowych mogą być zarządzane już po stronie biura. Dzięki temu przy zmianie osoby prowadzącej księgowość nie trzeba za każdym razem angażować przedsiębiorcy w konfigurację dostępu do KSeF” – wyjaśnia Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości w biurze rachunkowym iKsięgowa.

Przed końcem roku warto więc ustalić, kto będzie wystawiał faktury, kto ma mieć dostęp do dokumentów zakupowych oraz kto będzie odpowiadał za kontrolę ich obiegu. Zakres nadanych uprawnień powinien odpowiadać rzeczywistemu podziałowi obowiązków w firmie i we współpracy z księgowością.

KSeF zmienia techniczny sposób wystawiania faktury. Dokument ustrukturyzowany trafia do systemu w określonym formacie danych, a po jego prawidłowym przyjęciu KSeF nadaje mu indywidualny numer.

Przed 1 stycznia trzeba więc sprawdzić, czy używany obecnie program do fakturowania współpracuje z KSeF 2.0. Jeżeli przedsiębiorca wystawia dokumenty bezpośrednio w systemie księgowym, integracja pozwala ograniczyć ręczne przenoszenie danych pomiędzy różnymi narzędziami. Ministerstwo Finansów udostępnia również środowisko testowe i przedprodukcyjne, dzięki którym można wcześniej przejść cały proces wystawienia dokumentu.

Test najlepiej przeprowadzić na dokumentach, które rzeczywiście pojawiają się w firmie: zwykłej fakturze sprzedażowej, korekcie, fakturze dla stałego kontrahenta oraz dokumencie przekazywanym później do księgowości.

Przepisy przewidują tryby pozwalające wystawiać dokumenty także wtedy, gdy bieżące połączenie z KSeF jest niedostępne.

Jednym z nich jest offline24, który pozwala wystawić fakturę bez bieżącego połączenia z KSeF i przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Odrębne reguły obowiązują podczas oficjalnie ogłoszonej niedostępności lub awarii KSeF. W przypadku awarii termin na przekazanie dokumentu do systemu może wynosić siedem dni roboczych od jej zakończenia.

Przedsiębiorca powinien wcześniej ustalić, jak w takiej sytuacji wystawić dokument i kto odpowiada za jego późniejsze przesłanie do KSeF. Przydatny może być również certyfikat KSeF odpowiedniego typu, ponieważ certyfikat typu 2 jest wykorzystywany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych.

Przygotowanie małej firmy do obowiązkowego KSeF można rozłożyć na kilka konkretnych działań:

• sprawdzić, czy firma spełnia warunki korzystania z limitu 10 tys. zł,
• regularnie kontrolować wartość faktur wliczanych do limitu,
• uzyskać i przetestować dostęp do KSeF,
• sprawdzić, czy obecny program do fakturowania obsługuje KSeF 2.0,
• ustalić uprawnienia pracowników albo biura rachunkowego,
• przetestować pobieranie faktur zakupowych z systemu,
• przećwiczyć wystawienie faktury przed powstaniem obowiązku,
• ustalić postępowanie na wypadek pracy w trybie offline lub awarii.

Firmy, które przez cały 2026 rok pozostaną poniżej ustawowego limitu, mogą wykorzystać ostatnie miesiące roku na przygotowanie dostępu, programu i zasad obiegu dokumentów. Od 1 stycznia 2027 roku okres przejściowy przestaje obowiązywać, dlatego od tego dnia faktury objęte obowiązkiem trzeba będzie wystawiać zgodnie z zasadami KSeF.

– Artykuł sponsorowany