„Nie ma dwóch takich samych przypadków” – o wyzwaniach, jakie stawia międzynarodowy transport zwłok

Śmierć bliskiej osoby za granicą to sytuacja, o której nikt na co dzień nie myśli. Tymczasem każdego roku do Polski sprowadzane są ciała naszych rodaków z różnych zakątków świata. O tym, jak naprawdę wygląda procedura, jakie trudności spotykają rodziny i dlaczego każdy przypadek jest inny, rozmawiamy z Mirosławem Błażejewskim – specjalistą z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie międzynarodowego transportu zwłok.

Panie Mirosławie, w tytule naszej rozmowy cytujemy Pana słowa: „Nie ma dwóch takich samych przypadków”. Jak to rozumieć?

Mirosław Błażejewski: To znaczy, że każda sytuacja jest inna – różni się przyczyną zgonu, miejscem, w którym do niego doszło, oraz reakcją samej rodziny. Emocje są zawsze ogromne, ale też bardzo różne. Jedni reagują spokojem, inni paniką, a jeszcze inni szukają natychmiastowych rozwiązań. Do tego dochodzą różnice w przepisach – każdy kraj ma swoje procedury, własny sposób wystawiania dokumentów i inny system administracyjny. Dlatego nie istnieje jeden uniwersalny schemat działania i każdy przypadek wymaga indywidualnego podejścia.

Czyli nie wystarczy po prostu odebrać akt zgonu i ruszyć w drogę do Polski?

M.B.: Niestety nie. To nie jest zwykły przewóz – to proces administracyjno-prawny, który wymaga koordynacji wielu instytucji. Dużo osób tak właśnie myśli – że wystarczy akt zgonu i można od razu rozpocząć transport zwłok do Polski. Tymczasem procedura jest dużo bardziej złożona. Trzeba skompletować szereg dokumentów, w tym zaświadczenia medyczne, pozwolenia sanitarne, tłumaczenia oraz zgody urzędowe. Część z tych dokumentów musi być przetłumaczona przez tłumacza przysięgłego, ponieważ tylko wtedy są ważne w Polsce. Dopiero gdy wszystkie dokumenty są skompletowane, można przetransportować ciało lub urnę do Polski. Czasami zajmuje to kilka, a czasami kilkanaście dni.

Jak reagują rodziny, kiedy słyszą, że tyle to trwa?

M.B.: Najczęściej są zaskoczone, bo większość osób nie zdaje sobie sprawy, jak złożony jest to proces. Kiedy tłumaczymy im, że każda instytucja działa w określonych ramach i że dokumenty muszą być kompletne i przetłumaczone, zaczynają rozumieć, że to nie jest kwestia dobrej woli, tylko przepisów. To trudny moment, bo rodzina czeka w Polsce, a my musimy działać skrupulatnie, żeby wszystko było legalne i zgodne z wymaganiami urzędów.

Jakie sytuacje są dla Pana najtrudniejsze zawodowo?

M.B.: Emocjonalnie najtrudniejsze są przypadki dotyczące osób młodych i dzieci. Wtedy każda rozmowa z rodziną jest wyjątkowo trudna. Trzeba mieć świadomość, że dla nich to tragedia, której nikt się nie spodziewał.
Z kolei od strony formalnej trudność sprawiają różnice pomiędzy polskimi a zagranicznymi przepisami. Często zdarza się, że urzędnik za granicą nie rozumie, jaki dokument jest potrzebny w Polsce, a z kolei urzędnik w Polsce nie rozumie, że pewnych dokumentów za granicą po prostu się nie wystawia. Każde państwo ma własny system i procedury, które nie zawsze są spójne, co potrafi znacząco utrudnić pracę.

„To praca, w której nie ma miejsca na pomyłki. Zawsze z tyłu głowy ma się świadomość, że nie przewozimy rzeczy, tylko człowieka, który ma wrócić do swojego domu.”

Czy zdarzają się sytuacje, że dokumenty są niepełne lub błędne?

M.B.: Tak, choć nie są to częste przypadki. Zdarzają się błędy w karcie zgonu wystawionej przez lekarza albo w akcie zgonu – na przykład pomyłka w nazwisku lub błędna data urodzenia. Wydaje się to drobiazgiem, ale w Polsce nie można zarejestrować zgonu, dopóki dane nie są w stu procentach zgodne. Dlatego zawsze skrupulatnie sprawdzamy wszystkie dokumenty, zanim zostaną przesłane do urzędów w Polsce. A jeśli mimo to pojawi się pomyłka, kontaktujemy się ponownie z zagranicznym urzędem lub szpitalem, by szybko uzyskać poprawione dokumenty.

A czy rodziny często próbują załatwiać formalności samodzielnie?

M.B.: Tak, to się zdarza. Czasem z przekonania, że w ten sposób uda się wszystko załatwić szybciej, a czasem po prostu z potrzeby działania w trudnej chwili. Jednak w praktyce często napotykają na przysłowiową ścianę – urzędy wymagają dokumentów, których rodzina nie może uzyskać samodzielnie, ponieważ o nie może wystąpić wyłącznie zakład pogrzebowy posiadający odpowiednie uprawnienia.
Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest, by od początku do końca formalności prowadziła doświadczona firma. To gwarancja, że wszystko zostanie wykonane prawidłowo, a transport nie zostanie wstrzymany przez brak jednego dokumentu.  

Jakie kraje sprawiają najwięcej trudności formalnych?

M.B.: Najwięcej trudności występuje w krajach spoza Unii Europejskiej, gdzie procedury i przepisy różnią się znacząco od tych obowiązujących w Polsce. Każde pozwolenie, tłumaczenie czy podpis wymaga tam często osobnej ścieżki administracyjnej, co potrafi wydłużyć cały proces.
Jeśli chodzi o państwa należące do Unii Europejskiej, to najwięcej wyzwań formalnych pojawia się zazwyczaj we Włoszech i we Francji, gdzie obowiązują szczegółowe i rozbudowane przepisy dotyczące transportu zwłok.
W pozostałych krajach wspólnoty procedury są z reguły poukładane i przewidywalne, a współpraca między instytucjami przebiega sprawnie i w sposób dobrze zorganizowany.

Czy pamięta Pan sytuację, która szczególnie zapadła Panu w pamięć?

M.B.: Tak, kilka takich było. Jedna z nich dotyczyła transportu ze Szwecji. Kiedy już miałem komplet dokumentów i byłem na miejscu, rodzina osoby zmarłej zadzwoniła, że jednak zdecydowała się pochować zmarłego tam, na miejscu. W takich sytuacjach nie ma żalu – trzeba to przyjąć z pokorą i zrozumieć, że emocje rodziny osoby zmarłej są ogromne. To część naszej pracy.

Czy można się w ogóle przygotować na taką sytuację – śmierć bliskiego za granicą?

M.B.: Psychicznie – rodziny nie są w stanie się na to przygotować. Oczywiście inaczej wygląda sytuacja, gdy ktoś choruje przewlekle i bliscy mogą być przygotowani na tę wiadomość. Wtedy emocje są inne – bardziej stonowane, często połączone z pewnym pogodzeniem się z losem.
Natomiast za granicą przebywają najczęściej osoby młode i aktywne zawodowo, które wyjechały do pracy, na studia lub wakacje. W takich przypadkach śmierć jest zwykle nagła i całkowicie nieprzewidywalna – na przykład w wyniku wypadku czy nagłego pogorszenia stanu zdrowia.
To właśnie ta nieoczekiwana wiadomość, połączona z odległością i barierą językową, sprawia, że rodziny przeżywają ogromny szok i często nie wiedzą, od czego zacząć. Dlatego warto, by przynajmniej wiedziały, gdzie szukać pomocy i jak wygląda pierwszy etap po otrzymaniu takiej informacji.

„Każda rozmowa z rodziną to indywidualna historia. Nie ma dwóch takich samych reakcji, ale każda wymaga delikatności i zrozumienia. Ludzie muszą czuć, że po drugiej stronie jest ktoś, kto ich wysłucha.” 

Jak podsumowałby Pan swoją pracę jednym zdaniem?

M.B.: To praca, w której nie ma miejsca na rutynę. Każdy przypadek to inna historia, inni ludzie i inne emocje. Trzeba znać przepisy, być dokładnym, ale przede wszystkim być empatycznym. Bo dla rodziny to nie jest tylko przewóz – to ostatnia podróż bliskiej osoby do domu.

Mirosław Błażejewski

Efez Międzynarodowy transport zwłok

https://www.transport-zwlok.com.pl/